El futuro de las reuniones será mixto, combinando los encuentros virtuales y los presenciales
La pandemia ha acelerado de forma importante las reuniones virtuales, tanto a nivel profesional como cotidiano. Probablemente, los avances se hubieran producido igualmente, pero habrían llegado más tarde y sin la rapidez y rotundidad con que se han hecho, reconoce Thérèse Jamaa, vicepresidenta de Huawei España y de la Fundación Cruz Roja Española.
“Se debe reconocer el gran esfuerzo de la sociedad en su conjunto y de las empresas, usuarios profesionales y consumidores por adaptarse, aprender a utilizar la tecnología y aceptarla. Y también del sector tecnológico, para dar respuesta a una demanda que vino de improviso”.
Jamaa no considera que la utilización de las videoconferencias sea una moda pasajera, porque ha demostrado ser una herramienta muy útil. En muchas ocasiones, en el cenit de la pandemia, fue la única manera de conectarse y ahora, cuando la pandemia pierde intensidad, lo seguirá siendo y mucho más en el futuro.
La tecnología, sin embargo, nunca sustituirá los eventos presenciales o los encuentros cara a cara. Lo ideal, piensa Jamaa, sería “tender a una combinación de encuentros virtuales y reales, que permitieran conectar las personas a distancia y mejorar al tiempo los eventos sociales presenciales y las interacciones sociales”.
La tecnología, siempre a nuestro servicio
La tecnología debe estar siempre a nuestro servicio y nosotros debemos mantener el control. Es fundamental que podamos decidir el papel que debemos dar a la tecnología, que en los próximos años seguirá evolucionando a buen ritmo, sobre todo gracias a las redes 5G.
Al comenzar la pandemia, muchas personas, y empresas, no estaban nada preparadas, pero la crisis obligó a adaptarse y de forma urgente. “En estos momentos, existen ambas opciones y es lógico que muchos elijan conectarse de forma virtual. Se ahorra tiempo y dinero y merece la pena aprovecharla cuando sea conveniente. En Huawei, por ejemplo, estamos muy satisfechos de los resultados que obtenemos con los encuentros virtuales”.
Las reuniones virtuales no son necesariamente menos productivas que las presenciales, opina Thérèse Jamaa; simplemente, son diferentes. Siempre habrá gente que acuda a una reunión, sea presencial o virtual, poco preparada o con desinterés. Y organizaciones y personas que convoquen a reuniones no estrictamente necesarias.
Una ventaja de las reuniones virtuales es que se aprovecha mejor el tiempo. Hay una hora fijada de inicio y de duración y se va más al grano; todo está más planificado. Por el contrario, los eventos y reuniones sociales dejan mucho más margen para la improvisación. Aun así, los encuentros casuales pueden ser una pérdida de tiempo, pero también mucho más productivos o gratificantes y ofrecer una oportunidad o un conocimiento muy valioso.
De lo que no cabe duda es que la forma de hacer los encuentros entre personas o de hacer negocios ha cambiado sustancialmente. “Recuerdo, como anécdota, que hace años trabajaba en una empresa estadounidense y se decidió que era importante tener una reunión en persona con un cliente que estaba en Suecia, con lo que nos desplazamos, yo desde Barcelona y la otra persona desde Estocolmo, hasta California para mantener una reunión de una hora y media. Probablemente, ahora nos habríamos reunido por teleconferencia y todos habríamos salido ganando, pero en aquel momento, y tampoco hace tantos años, lo más prudente, conveniente y razonable fue hacer la reunión presencial”.
La digitalización, enfatiza Jamaa, ha venido para mejorar nuestras vidas. De todas formas, precisa, “lo importante es que nosotros tengamos el control de la tecnología y no que nos la controlen”. El futuro de las reuniones será mixto: es probable que se inicien con un correo electrónico y después que se desarrollen, si son importantes y delicadas, de modo presencial o, con la evolución de la tecnología, de forma semi-presencial. La parte humana y las interacciones sociales, en cualquier caso, serán siempre fundamentales.